Infra Info accorde une importance fondamentale à la protection des renseignements personnels. C'est notre métier — et la présente politique applique à nos propres activités les mêmes exigences que nous aidons nos clients à atteindre. Elle explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, comment nous les utilisons, à qui nous les communiquons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.
Cette politique s'applique aux sites infrainfo.ca et monitoresults.ca (y compris la plateforme de cartographie), ainsi qu'à l'ensemble de nos activités de services-conseils (les « Sites et Services »). Elle est établie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec, RLRQ c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
| Élément | Détail |
|---|---|
| Entreprise | Infra Info |
| Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) | Carl Boyer, Président |
| Courriel — demandes générales | rp@infrainfo.ca |
| Courriel — RPRP | cboyer@infrainfo.ca |
| Téléphone | 450-543-1516, poste 222 |
| Adresse | 13405, rue Claude, Mirabel (Québec) J7J 1A4 |
Le RPRP veille à l'application de la présente politique, traite les demandes relatives aux droits des personnes concernées et agit comme point de contact pour toute question relative aux renseignements personnels (Art. 3.1, P-39.1).
2. À qui cette politique s'applique
Nos Sites et Services s'adressent exclusivement à des organisations — principalement du secteur privé — et à leurs employés et représentants. Ils ne s'adressent pas aux consommateurs ni aux personnes de moins de dix-huit (18) ans; nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs.
Cette politique s'applique à vous si vous êtes :
| Catégorie | Description |
|---|---|
| Visiteur | Vous consultez infrainfo.ca ou monitoresults.ca. |
| Utilisateur de la plateforme | Vous détenez un compte protégé par mot de passe sur la plateforme Monitoresults dans le cadre d'un mandat (représentant ou employé d'un client). |
| Contact d'affaires ou prospect | Vous nous demandez de l'information, une soumission ou une rencontre, ou vous êtes abonné à nos communications. |
| Représentant d'un client | Vous êtes un dirigeant, employé ou point de contact d'une organisation cliente dans le cadre d'un mandat (cartographie, audit, EFVP, accompagnement, attestation). |
| Participant à une formation | Vous assistez à une formation ou sensibilisation donnée par Infra Info. |
| Candidat | Vous postulez pour un emploi ou une collaboration avec Infra Info. |
Cette politique ne s'applique pas :
- Aux renseignements personnels contenus dans les dossiers de nos clients. Dans le cadre de nos mandats, nous pouvons être exposés à des renseignements personnels (clients ou employés de nos clients) figurant dans les documents, systèmes ou inventaires que nos clients nous confient. Pour ces renseignements, Infra Info agit comme mandataire ou prestataire de services au sens de l'article 18.3 de la P-39.1 : le responsable est notre client. Si vous souhaitez exercer vos droits sur ces renseignements, adressez-vous directement à l'organisation concernée (par exemple, votre employeur ou l'entreprise avec laquelle vous faites affaire). Sur réception d'une telle demande, nous vous dirigerons vers le responsable approprié et l'en aviserons.
- Aux pratiques des sites web tiers vers lesquels nos Sites peuvent contenir des liens. Nous vous invitons à consulter leur propre politique de confidentialité; nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques.
- Aux renseignements anonymisés conformément à la loi, qui ne permettent plus de vous identifier.
3. Renseignements recueillis et finalités
Nous appliquons les principes de nécessité et de minimisation (Art. 5, P-39.1) : nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux finalités déterminées avant la collecte, et l'accès interne est limité au besoin réel de chaque fonction. Au moment de la collecte, nous vous informons des éléments requis par l'article 8 de la P-39.1 (finalités, moyens de collecte, droits d'accès et de rectification, droit de retrait, et le cas échéant possibilité de communication hors Québec).
| Contexte | Renseignements recueillis | Finalités | Consentement |
|---|---|---|---|
| Visite des Sites | Données techniques limitées : adresse IP, type de navigateur et de système d'exploitation, pages consultées, horodatage (voir §9 — Témoins) | Fonctionnement, sécurité et diagnostic des Sites; vérification de la provenance canadienne de la connexion (par l'adresse IP uniquement) | Aucun témoin (voir §9) |
| Compte sur la plateforme Monitoresults | Nom, fonction, organisation, courriel professionnel, mot de passe (haché), journaux de connexion et d'utilisation | Créer et administrer votre compte, donner accès à la plateforme dans le cadre du mandat de votre organisation, assurer la sécurité et la traçabilité | Nécessaire à l'exécution de l'entente de services avec votre organisation |
| Demande d'information ou soumission | Nom, fonction, organisation, courriel et téléphone professionnels, contenu de votre demande | Répondre à votre demande, préparer une offre de services | Manifesté par votre démarche (collecte directe, finalité annoncée) |
| Exécution d'un mandat | Coordonnées professionnelles des points de contact, fonctions et rôles, échanges courriels, contenus liés au mandat | Réaliser le mandat convenu, assurer le suivi, documenter les livrables | Nécessaire à l'exécution de l'entente de services |
| Facturation et comptabilité | Coordonnées de facturation, historique de facturation | Facturer, percevoir, respecter nos obligations fiscales | Nécessaire à l'exécution de l'entente et aux obligations légales |
| Formation | Nom, fonction, organisation, présence, attestations le cas échéant | Organiser la formation, émettre les attestations, en faire la preuve | Nécessaire à la prestation demandée |
| Infolettre et communications professionnelles | Courriel professionnel, historique de consentement et de désabonnement, ouvertures et clics le cas échéant | Vous informer de nos services, publications ou activités | Exprès ou implicite selon la LCAP (voir §4); désabonnement en tout temps |
| Candidature | CV, lettre, parcours professionnel, références | Évaluer la candidature, communiquer avec vous | Manifesté par votre démarche; vérifications additionnelles avec consentement distinct |
Ce que nous ne faisons pas :
- nous ne recueillons aucune donnée de géolocalisation précise — l'adresse IP suffit à vérifier la provenance de la connexion;
- nous n'achetons pas de listes de contacts et ne faisons pas d'enrichissement de données par des tiers;
- nous ne combinons pas vos renseignements avec des données provenant de réseaux sociaux ou de courtiers en données;
- nous ne recueillons aucun renseignement sensible (biométrie, santé, finances personnelles) dans le cours normal de nos activités.
4. Consentement et communications commerciales
Au Québec, le traitement des renseignements personnels repose sur le consentement (manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques — Art. 14, P-39.1) et sur les seules exceptions prévues par la loi. La simple utilisation de nos Sites ne constitue pas un consentement : lorsque votre consentement est requis, nous le demandons explicitement, par une action positive de votre part. Toute utilisation à une nouvelle fin non compatible exige un nouveau consentement (Art. 12, P-39.1).
Pour les communications commerciales électroniques, nous respectons de façon cumulative la P-39.1 et la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) :
- consentement exprès, ou implicite dans les limites de la LCAP (demande d'information : 6 mois; relation d'affaires : 24 mois);
- identification de l'expéditeur dans chaque message;
- mécanisme de désabonnement traité dans un délai maximal de 10 jours, sans frais ni justification;
- conservation de la preuve des consentements et des désabonnements.
Le retrait de votre consentement est possible en tout temps (voir §11).
5. Communication de vos renseignements à des tiers
Nous ne vendons jamais de renseignements personnels et nous ne les partageons pas avec des réseaux publicitaires, des annonceurs ou des « affiliés ». Nous pouvons les communiquer uniquement dans les cas suivants :
| Destinataire | Contexte | Encadrement |
|---|---|---|
| Fournisseurs de services technologiques | Hébergement des Sites et de la plateforme, courriel, suite bureautique infonuagique, gestion de projets, outils d'analyse et d'assistance | Communication limitée au nécessaire; entente écrite conforme à l'article 18.3 (finalités, confidentialité, destruction); voir §6 pour la localisation |
| Partenaire juridique | Volet juridique de certains mandats, lorsque requis et convenu avec le client | Secret professionnel de l'avocat; communication limitée au mandat |
| Autorités ou tribunaux | Lorsque la loi l'exige (ordonnance, mandat, obligation légale) | Vérification de la validité de la demande; communication limitée à ce qui est exigé |
| Transaction commerciale | Vente ou réorganisation éventuelle de l'entreprise | Uniquement aux conditions cumulatives de l'article 18.4, P-39.1 (nécessité, entente préalable, usage limité à la transaction, destruction ou retour si la transaction n'a pas lieu) |
La liste détaillée de nos fournisseurs traitant des renseignements personnels est tenue dans notre registre des fournisseurs interne.
6. Communication à l'extérieur du Québec
Certains de nos fournisseurs technologiques hébergent ou traitent des données à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis (par exemple, des services infonuagiques comme la suite Microsoft). Avant toute communication de renseignements personnels hors Québec, nous procédons à l'évaluation prévue à l'article 17 de la P-39.1 (sensibilité, finalités, mesures de protection, régime juridique de l'État destinataire) et nous l'effectuons uniquement si l'évaluation démontre une protection adéquate, consignée par écrit.
Mesures appliquées : ententes écrites avec les fournisseurs, chiffrement, accès nominatifs avec authentification multifacteur et, pour les outils d'IA, pseudonymisation préalable systématique des contenus (voir §10). Lorsque des renseignements sont traités hors Québec, ils peuvent être soumis aux lois de ces juridictions et, dans certaines circonstances, accessibles aux autorités de celles-ci.
7. Conservation et destruction
Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux finalités de leur collecte, puis le temps requis par nos obligations légales (notamment fiscales — plancher de 6 ans pour les documents financiers) ou par la défense de nos droits. À l'échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire (déchiquetage conforme pour le papier; effacement sécurisé conforme aux normes reconnues pour les supports numériques; demande de suppression confirmée par écrit pour les services infonuagiques) ou anonymisés conformément à la loi (Art. 23, P-39.1).
Durées indicatives par contexte (le détail est tenu dans notre calendrier de conservation interne) :
| Catégorie | Durée indicative |
|---|---|
| Comptes de la plateforme Monitoresults | Durée du mandat de votre organisation + désactivation à la fin du mandat et conservation selon la lettre de mission |
| Dossiers de mandat et livrables | Durée du mandat + obligations légales et contractuelles |
| Documents de facturation | 7 ans |
| Preuves de consentement et désabonnements (LCAP) | 3 ans après la dernière communication |
| Candidatures non retenues | Destruction instantanée |
| Demandes d'exercice de droits | 5 ans |
Si vous formulez une demande d'accès ou de rectification, toute destruction des renseignements visés est suspendue jusqu'à l'épuisement des recours (Art. 36, P-39.1).
8. Mesures de sécurité
Nous appliquons des mesures de sécurité proportionnelles à la sensibilité des renseignements, notamment : authentification multifacteur sur les systèmes contenant des renseignements personnels; accès nominatifs limités au besoin réel; chiffrement des communications et des espaces de stockage; journalisation; sauvegardes; et procédures internes de gouvernance documentées. Nos pratiques s'appuient sur des référentiels reconnus (ISO 27001/27002, CAN/DGSI 104). Aucun système n'offrant une sécurité absolue, nous maintenons également un protocole de gestion des incidents (voir §12).
9. Témoins (cookies) et technologies similaires
Nos Sites n'utilisent aucun témoin ni aucune technologie similaire, et ne chargent aucun script, police ou contenu provenant de tiers.
- Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire, aucune publicité comportementale ou ciblée par centres d'intérêt, aucune balise de réseaux sociaux et aucun partage avec des réseaux publicitaires.
- Si nous devions un jour introduire des témoins non nécessaires (par exemple de mesure d'audience), ils ne seraient activés qu'avec votre consentement préalable, recueilli au moyen d'un module de préférences mis en place à cette fin, retirable en tout temps, avec une durée de validité n'excédant pas 13 mois.
10. Intelligence artificielle
Dans nos activités, nous pouvons utiliser des outils d'intelligence artificielle pour l'analyse documentaire et la production de livrables. Notre encadrement est strict et documenté :
- pseudonymisation préalable systématique des contenus avant tout traitement par un outil d'IA;
- contrôle humain significatif : aucune sortie d'IA n'est utilisée sans validation humaine;
- configuration excluant l'utilisation de nos contenus pour l'entraînement des modèles, vérifiée périodiquement;
- journalisation interne des usages;
- évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) interne couvrant ces usages, tenue à jour.
Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels (Art. 12.1, P-39.1).
11. Vos droits
Vous pouvez exercer les droits suivants en vous adressant au RPRP (coordonnées au §1) :
| Droit | Description |
|---|---|
| Accès | Obtenir confirmation de l'existence de renseignements vous concernant et en recevoir communication (Art. 27 et suivants) |
| Rectification | Faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque. Les utilisateurs de la plateforme peuvent aussi mettre à jour les informations de leur compte directement |
| Retrait du consentement | Retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des exigences légales ou contractuelles |
| Opposition à la prospection | Faire cesser toute communication commerciale — cessation immédiate (Art. 22) |
| Portabilité | Recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (Art. 27) |
| Cessation de diffusion / désindexation | Dans les conditions prévues à l'article 28.1 |
| Décision automatisée | Être informé et demander une révision humaine — sans objet chez Infra Info (voir §10) |
| Personnes décédées | Les personnes visées à l'article 40.1 peuvent exercer certains droits dans les conditions prévues |
Nous répondons par écrit dans un délai maximal de 30 jours. En cas de refus total ou partiel, notre réponse précise les motifs, la disposition applicable et vos recours, dont l'examen de mésentente devant la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI). Une vérification d'identité raisonnable peut être requise avant le traitement de la demande.
Si votre demande vise des renseignements traités par Infra Info pour le compte d'un client (voir §2), nous vous dirigerons vers ce client, qui en est le responsable.
12. Incidents de confidentialité
Tout incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte ou autre atteinte) fait l'objet d'un protocole interne : évaluation du risque de préjudice sérieux, mesures immédiates de réduction du risque, inscription au registre des incidents et, lorsqu'il existe un risque de préjudice sérieux, avis avec diligence à la CAI et aux personnes concernées (Art. 3.5 à 3.8, P-39.1).
13. Mise à jour de la présente politique
Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l'évolution de nos pratiques ou du cadre légal. La date de dernière mise à jour figure en tête du document. En cas de modification importante, un avis sera publié sur nos Sites au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur.
14. Nous joindre et droit applicable
Pour toute question, plainte ou demande relative à la présente politique ou à vos renseignements personnels :
Demandes générales : rp@infrainfo.ca
Carl Boyer, Président et Responsable de la protection des renseignements personnels
Infra Info — 13405, rue Claude, Mirabel (Québec) J7J 1A4
cboyer@infrainfo.ca · 450-543-1516, poste 222
La présente politique et tout différend qui en découle sont régis par les lois applicables au Québec. Si vous n'êtes pas satisfait du traitement de votre demande, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).